Rätt moms på fakturan — så gör du
Redaktionen Momsräknaren·uppdaterad
En korrekt momsfaktura är grundläggande för både säljare och köpare. Om fakturan saknar obligatoriska uppgifter kan köparen förlora rätten att dra av momsen, och säljaren kan drabbas av skattepålagor. I denna artikel går vi igenom allt du behöver veta om fakturakrav, förenklade fakturor, kreditfakturor och elektronisk fakturering.
Obligatoriska uppgifter på en momsfaktura
Enligt mervärdesskattelagen (ML) och Skatteverkets regler måste en fullständig momsfaktura innehålla följande uppgifter. Saknas något kan din kund nekas momsavdrag vid Skatteverkets kontroll.
Fakturadatum
Datumet då fakturan ställdes ut. Fakturan ska ställas ut senast vid utgången av den månad som leveransen skedde.
Unikt löpnummer
Varje faktura måste ha ett unikt sekvensnummer. Nummerserien ska vara logisk och konsekvent, till exempel F-2025-001, F-2025-002 och så vidare.
Säljarens uppgifter
Ditt företags fullständiga namn, adress och organisationsnummer. Om du är momsregistrerad ska ditt momsregistreringsnummer (VAT-nummer) också anges.
Köparens uppgifter
Köparens namn och adress. Vid försäljning till företag ska köparens organisationsnummer anges. Vid försäljning till annat EU-land ska köparens VAT-nummer anges.
Beskrivning av varan eller tjänsten
En tydlig beskrivning av vad som levereras, inklusive mängd, art och omfattning. Generiska beskrivningar som "tjänster" är inte tillräckliga.
Leveransdatum
Datumet då varan levererades eller tjänsten utfördes, om det skiljer sig från fakturadatumet. Vid fortlöpande leveranser anges den period som fakturan avser.
Pris exklusive moms per momssats
Om fakturan innehåller rader med olika momssatser (t.ex. 25 % och 12 %) ska de redovisas separat med var sin summa exklusive moms.
Tillämplig momssats
Vilken momssats som gäller för varje rad: 25 %, 12 % eller 6 %. Om försäljningen är momsbefriad ska referens till aktuell bestämmelse i ML anges.
Momsbelopp i kronor
Det totala momsbeloppet i svenska kronor. Vid flera momssatser ska momsbeloppet specificeras per sats.
Totalbelopp inklusive moms
Det totala beloppet som köparen ska betala, inklusive moms. Betalningsvillkor och förfallodatum är inte lagstadgade men är god praxis.
Förenklade fakturor och kvitton
I vissa fall räcker det med en förenklad faktura. Det gäller när totalbeloppet inklusive moms är högst 4 000 kronor och köparen är en privatperson eller när det rör sig om ett affärsbrukligt kvitto.
En förenklad faktura måste fortfarande innehålla:
- •Fakturadatum
- •Säljarens identitet (namn och organisationsnummer)
- •Varans eller tjänstens art och mängd
- •Belopp att betala inklusive moms
- •Momssats eller momsbelopp
Viktigt: Förenklade fakturor får inte användas vid försäljning till andra momsregistrerade företag. Då måste alltid en fullständig momsfaktura utfärdas, oavsett belopp.
Kreditfakturor — när och hur
En kreditfaktura ställs ut när du behöver korrigera en redan utfärdad faktura, till exempel vid reklamationer, returer, prisändring eller felaktig fakturering. Kreditfakturan är juridiskt sett en negativ faktura som helt eller delvis upphäver den ursprungliga.
Kreditfakturan måste uppfylla samma formkrav som en vanlig momsfaktura och ska dessutom:
- •Tydligt markeras som kreditfaktura (eller kreditnota).
- •Referera till den ursprungliga fakturans nummer och datum.
- •Innehålla momsbelopp med negativt tecken.
- •Ha ett eget unikt löpnummer i din nummerserie.
Både säljare och köpare måste justera sin momsredovisning när en kreditfaktura ställts ut. Säljaren minskar sin utgående moms och köparen minskar sin ingående moms för den aktuella perioden.
Elektroniska fakturor (e-fakturor)
Elektronisk fakturering är allt vanligare i Sverige och sedan april 2019 är det obligatoriskt för leverantörer till offentlig sektor att skicka e-fakturor i formatet Peppol BIS Billing 3. För privat sektor är e-fakturor frivilligt men starkt rekommenderat.
En e-faktura är inte detsamma som en PDF skickad via e-post. En äkta e-faktura är en strukturerad digital fil som kan läsas och bearbetas automatiskt av mottagarens bokföringssystem. Vanliga format är:
Peppol BIS Billing 3
EU-standard som är obligatorisk vid försäljning till offentlig sektor i Sverige. Fler och fler privata företag ansluter sig också till Peppol-nätverket.
Svefaktura
Äldre svensk standard som fortfarande används av många företag men som successivt fasas ut till förmån för Peppol.
PDF-faktura
En PDF-faktura är juridiskt giltig men räknas inte som en äkta e-faktura. Den måste uppfylla samma innehållskrav som en pappersfaktura och bör kompletteras med strukturerad data när möjligt.
Fördelarna med e-fakturor är många: snabbare betalning, lägre administrationskostnader, färre fel och bättre spårbarhet. De flesta moderna bokföringsprogram har stöd för e-fakturering, antingen direkt eller via en koppling till en e-fakturaoperatör.
Praktiska tips för korrekt momsfakturering
Använd ett bokföringsprogram
Moderna bokföringsprogram som Fortnox, Visma och Bokio hanterar löpnummerserier, momssatser och obligatoriska uppgifter automatiskt. Det minimerar risken för formfel och sparar tid.
Separera momssatser på fakturan
Om du säljer varor eller tjänster med olika momssatser (till exempel mat och dryck på en restaurang) måste varje sats framgå separat på fakturan. Blandar du ihop satserna riskerar du skattetillägg.
Kontrollera köparens VAT-nummer vid EU-handel
Innan du fakturerar utan svensk moms till ett företag i ett annat EU-land, verifiera köparens VAT-nummer via EU:s VIES-tjänst. Utan giltig verifiering kan du bli ansvarig för momsen.
Spara allt i sju år
Enligt bokföringslagen måste du spara alla räkenskapshandlingar, fakturor och kvitton i sju år. Det gäller både utfärdade och mottagna fakturor. Digitala kopior är tillräckliga förutsatt att de inte kan ändras i efterhand.
Observera: Informationen på denna sida är endast vägledande och utgör inte juridisk rådgivning. Fakturakrav kan ändras. Kontakta alltid Skatteverket eller en auktoriserad redovisningskonsult för bindande rådgivning.